Dalam UU Nomor 14 Tahun 2008 BAB I Ketentuan Umum pasal 1 angka 9 bahwa yang dimaksud dengan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi di badan publik. Pada Politeknik Elektronika Negeri Surabaya (PENS), sesuai dengan SK Nomor 6622.01/PL14/HM/2023 tentang Perubahan atas keputisan Direktur Politeknik Elektronika Negeri Surabaya Nomor 2962/PL14/HM/2023 tentang Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Politeknik Elektronika Negeri Surabaya, yang menjadi tugas Wakil Direktur Bidang Umum dan Keuangan.
Sejarah PPID PENS
Cikal-bakal pembentukan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Politeknik Elektronika Negeri Surabaya (PENS) diawali pada tahun 2018. Meski di beberapa kampus lainnya PPID dibentuk lebih awal, yaitu sejak diberlakukannya Undang- Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Kebebasan Informasi Publik namun beberapa kampus memiliki aturan berbeda-beda, mengikuti struktur manajemen kampus. Di bawah kepemimpinan Dr. Zainal Arief, ST., MT., Direktur PENS saat itu, tugas pokok dari PPID PENS masih sangat sederhana, yaitu menyiapkan berbagai bahan informasi untuk publik, dan fungsinya melekat pada humas.
Dalam perjalanannya, di masa kepemimpinan Aliridho Barakbah, S.Kom, Ph.D., PPID PENS mengalami perkembangan dari sisi tanggung jawab, yang tidak hanya menyiapkan namun juga penyimpanan, pendokumentasian dan pelayanan informasi pada publik. Hingga diterbitkan Surat Keputusan Nomor 6622.01/PL14/HM/2023 tentang Perubahan atas keputisan Direktur Politeknik Elektronika Negeri Surabaya Nomor 2962/PL14/HM/2023 tentang Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Politeknik Elektronika Negeri Surabaya, yang menjadi tugas Wakil Direktur Bidang Umum dan Keuangan.
Di tahun 2026, Direktur PENS, Dr.-Ing. Ir. Arif Irwansyah S.T., M.Eng. melakukan pengembangan layanan pengelolaan informasi dan dokumentasi, dengan memisahkan layanan tersebut dari unit Humas. Saat ini, PPID PENS sedang melakukan pembenahan website sekaligus juga menyisir dan melengkapi beberapa informasi serta mengatur layanan informasi dan pendokumentasian. Langkah ini dilakukan sebagai bentuk nyata upaya peningkatan dan pembaruan layanan, sekaligus mewujudkan good and clean government.